云文档还是PDF：对外交付该选哪个

交付材料时经常纠结：发云文档链接还是发 PDF 文件？两者不是替代关系，而是服务于不同的目的。

阅读体验的差别

PDF 的版式固定，对方看到的就是你看到的，不依赖字体与软件版本。云文档在对方设备上可能因为屏幕尺寸与字体差异出现细微变化，但支持滚动与批注，互动性更强。

修改能力的差别

云文档可以按权限开放编辑或评论，修改实时可见、有记录可查。PDF 默认不可编辑，适合定稿材料。需要对方参与修改时，云文档明显更方便。

安全性的差别

PDF 发出去就是一份独立文件，对方可以随意转发，你无法控制。云文档链接可以设置权限、有效期与下载限制，还能随时停用。涉及敏感内容的材料，链接比文件更可控。

归档角度的差别

PDF 适合长期归档与对外留档，格式稳定不易变化。云文档适合过程协作，需要长期保存时建议同时导出一份 PDF 作为存档。

四种典型场景的选择

通知与定稿材料发 PDF；评审与共同起草用云文档链接；需要盖章或签字的材料发 PDF；需要长期跟踪反馈的材料用云文档。

最稳妥的组合交付

同时提供两种形式：一份 PDF 用于阅读与打印，一个云文档链接用于讨论与修改，并在说明里写清各自用途。这样对方不需要再问，也避免用错版本。

发送前的检查

检查 PDF 导出后分页与字体是否正常；检查云文档权限是否给对、有效期是否设置；检查文件命名是否规范。三项确认后再发出去。

团队层面的统一

约定对外统一 PDF、内部协作用云文档，能减少大量沟通。WPS里把默认导出设置调好，交付时只需一步操作，减少临时选择带来的问题。

交付说明写清楚

发送时用一句话说明两种形式的用途，例如附件为阅读版，链接为可评论版。WPS的两个入口都支持附说明，写清楚之后对方就不会拿错版本。习惯之后，交付材料的退改次数会明显减少。

选择标准只有一条：对方需要参与，就用云文档；对方只需要接收，就用 PDF。把WPS里这两种交付方式用对，沟通成本会明显下降。